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Tipos de regras de validação de dados que você pode definir no Excel
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Configurando uma mensagem de entrada de validação de dados no Excel
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Configurando um alerta de erro para entradas de dados incorretas no Excel
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Outras dicas de validação de dados do Excel
Se você deseja restringir entradas de dados, garantir consistência ou evitar erros, a validação de dados no Microsoft Excel é a ferramenta certa para você. Também pode servir como uma rede de segurança vital se você planeja compartilhar sua pasta de trabalho com pessoas que são novas no Excel ou não estão familiarizadas com sua planilha.
A validação de dados pode ser facilmente substituída ou cancelada. Não é uma maneira infalível de garantir que os dados inseridos nas células estejam dentro dos parâmetros especificados.
Para aplicar regras de validação de dados a uma célula ou intervalo selecionado, vá até a guia “Dados” na faixa de opções e clique na metade superior do ícone “Validação de dados” se estiver usando uma tela ampla, ou na metade esquerda do ícone se estiver usando uma tela mais estreita.
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Tipos de regras de validação de dados que você pode definir no Excel
Depois de abrir a caixa de diálogo Validação de dados, você verá três guias.
Dessas guias, a guia Configurações é onde você pode criar as regras de validação de dados. Aqui estão as diferentes opções que você pode selecionar no campo Permitir.
Qualquer valor (padrão)
Por padrão, as células do Excel podem aceitar qualquer entrada, seja texto, números ou fórmula. É por isso que o campo Permitir na guia Configurações da caixa de diálogo Validação de dados tem como padrão Qualquer valor.
Embora esta opção possa parecer redundante, na verdade, é útil se você quiser permitir qualquer entrada em uma célula, mas exibir uma mensagem quando a célula for selecionada. Role até a seção “Configurando uma mensagem de entrada de validação de dados no Excel” deste artigo para obter mais informações sobre mensagens de entrada.
Número inteiro
A opção Número inteiro restringe as entradas a números inteiros. Ou seja, se um número decimal for inserido na célula, ele não corresponderá à regra de validação de dados. Depois de selecionar “Número inteiro” no campo Permitir, você verá várias outras opções de restrição que podem ser aplicadas para especificar ainda mais os parâmetros que os números inteiros devem seguir.
Como você pode ver na imagem acima, selecionar “Entre” no campo Dados permite inserir um valor mínimo e máximo.
Além de especificar os parâmetros como valores, você também pode fazer referência a células. Aqui, o valor mínimo é digitado na célula L2 e o valor máximo é digitado na célula L3.
Referenciar células em vez de digitar valores nesses campos significa que você pode alterar facilmente as limitações sem precisar reiniciar a caixa de diálogo.
As alterações em uma regra de validação de dados não se aplicam à entrada de dados existentes em uma célula. Eles só são aplicados quando novos dados são inseridos ou dados existentes são editados.
Decimal
Selecionar “Decimal” na lista de Permissões significa que as células às quais a regra se aplica podem aceitar ambos números inteiros e decimais. Tal como acontece com a opção Número inteiro, quando você seleciona “Decimal”, aparecem outras opções que permitem adicionar especificidade à regra e você pode inserir valores ou referências de células nesses campos adicionais.
Lista
Quando você seleciona “Lista” no campo Permitir, somente valores de uma lista predefinida são permitidos e aparecem como um menu suspenso quando a célula é selecionada.
Além de clicar na seta para baixo em uma célula que contém uma lista suspensa, você também pode selecionar a célula e usar o atalho de teclado Alt+Seta para baixo.
Existem várias maneiras de definir uma lista de valores aceitos. Primeiro, você pode digitar itens individuais no campo Origem, cada um separado por vírgula.
Segundo, você pode selecionar um intervalo de células contendo itens que deseja que apareçam na lista. Se as células formarem uma coluna inteira em uma tabela formatada do Excel, o intervalo será expandido e reduzido automaticamente quando linhas forem adicionadas ou excluídas da tabela.
Terceiro, após nomear um intervalo contendo a lista de opções, no campo Fonte, digite = e insira esse nome no campo Fonte.
A ordem das opções na lista de validação de dados é a mesma ordem em que estão organizadas no intervalo de origem. Portanto, classifique o intervalo de fontes em ordem alfabética ou numérica para tornar a lista suspensa mais fácil de usar.
Ao decidir qual tipo de fonte você usará, considere se é provável que você adicione mais opções à lista. A maneira mais eficiente de criar uma lista suspensa de variáveis é formatar as células de origem como uma tabela do Excel.
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Fonte |
Como adicionar mais opções à lista |
|---|---|
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Digitado diretamente no campo Fonte |
No campo Origem da caixa de diálogo Validação de dados, adicione uma vírgula e digite a opção extra. |
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Uma coluna inteira em uma tabela do Excel |
Digite a nova opção diretamente abaixo das opções existentes e a coluna da tabela (e o intervalo de origem) serão expandidos automaticamente. Alternativamente, insira uma nova linha no centro da tabela e adicione a opção extra lá. |
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Intervalo regular de células |
Insira uma nova linha no centro do intervalo regular e adicione a opção extra lá. Alternativamente, reabra a caixa de diálogo “Validação de dados” e ajuste o intervalo. |
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Intervalo nomeado de células |
Insira uma nova linha no centro do intervalo nomeado e adicione a opção extra lá. Alternativamente, clique em Fórmulas > Gerenciador de Nomes e redefina as células incluídas no intervalo nomeado. |
Evite selecionar uma coluna inteira como fonte de validação de dados, pois isso evita que a linha do cabeçalho seja incluída na lista suspensa e garante que o desempenho da sua pasta de trabalho não seja afetado negativamente pela regra de validação de dados.
Data
Ao selecionar “Data” no campo Permitir, aparecem várias outras opções onde você pode definir os parâmetros de data com mais detalhes.
Ao digitar uma data em um dos campos de texto, certifique-se de usar um formato de data reconhecido de acordo com as configurações do sistema. Por exemplo, para 31 de dezembro de 2025, nos EUA, você precisaria digitar 31/12/2025e no Reino Unido, 31/12/2025. O Excel informará se você não inseriu um formato reconhecido.
Da mesma forma, se você fizer referência a células que contêm datas, certifique-se de que elas tenham um formato de número de data apropriado.
Tempo
Tal como acontece com a opção Dados no campo Permitir da caixa de diálogo Validação de Dados, selecionar “Tempo” abre outras opções para especificar o que constitui uma entrada válida.
Ao digitar um horário em um dos campos, você pode usar o formato de 12 ou 24 horas. Por exemplo, digitando 5:00:00 da tarde resulta no mesmo parâmetro da digitação 17:00:00. O mesmo se aplica às células que contêm datas se você inserir referências de células nesses campos.
Comprimento do texto
Escolha “Comprimento do texto” se desejar que a célula tenha uma limitação de caracteres. Neste exemplo, as entradas nas células selecionadas estão limitadas a 20 caracteres.
Não se deixe enganar pela palavra texto em Comprimento do texto — a entrada da célula pode ser textual, numérica ou qualquer outro caractere. Se você deseja restringir a entrada de uma célula apenas a texto, vá direto para a próxima seção.
Personalizado
Assim como a formatação de números personalizada, as regras de validação de dados personalizadas do Excel são incrivelmente poderosas e ampliam muito os recursos do programa.
Depois de selecionar “Personalizado”, você verá um campo Fórmula na parte inferior da caixa de diálogo.
Isso significa que você pode escrever sua própria fórmula para determinar parâmetros específicos para uma entrada válida.
Por exemplo, para permitir texto apenas nas células A1 a A20, selecione essas células, abra a caixa de diálogo “Validação de dados”, selecione “Personalizado” e digite:
=ISTEXT(A1:A20)
Para permitir apenas números, digite:
=ISNUMBER(A1:A20)
Para permitir apenas entradas começando com “HTG”, use um curinga:
=COUNTIF(A1:A20,"HTG*")
Finalmente, para permitir entradas exclusivas apenas nas células A1 a A5, digite:
=COUNTIF($A$1:$A$5,A1)
Imediatamente após digitar uma referência de célula, pressione F4 para adicionar cifrões, transformando-a de uma referência relativa em uma referência absoluta.
Configurando uma mensagem de entrada de validação de dados no Excel
A segunda das três guias na caixa de diálogo Validação de dados do Excel é Mensagem de entrada.
Esta guia opcional permite definir uma mensagem a ser exibida quando células contendo uma regra de validação de dados forem selecionadas. Depois de abrir esta guia e garantir que a caixa de seleção na parte superior da caixa de diálogo esteja marcada, digite um título e uma mensagem de entrada e clique em “OK”.
É assim que a mensagem aparece quando uma célula afetada é selecionada.
As mensagens de entrada não afetam o que pode ser inserido em uma célula – elas apenas atuam como avisos auxiliares para lembrar você ou outra pessoa do que deve ser inserido na célula.
Se você alterar a regra, lembre-se de alterar a mensagem de entrada para que tudo fique alinhado!
Configurando um alerta de erro para entradas de dados incorretas no Excel
A terceira e última guia da caixa de diálogo Validação de dados é Alerta de erro, que permite acionar uma mensagem se a entrada de dados em uma célula não corresponder às regras de validação de dados.
Alertas recém-definidos aparecem apenas quando dados novos e inválidos são inseridos ou dados existentes são editados de forma inválida.
Um alerta de erro de parada (veja a tabela abaixo) aparece por padrão quando dados inválidos são inseridos em uma célula. Você pode desativar alertas desmarcando a caixa de seleção na parte superior da caixa de diálogo após abrir a guia Alerta de erro.
Você pode escolher entre três estilos de alerta: Parada, Aviso e Informação.
Aqui está o que você pode esperar de cada um:
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Estilo de alerta |
Comportamento quando uma entrada inválida é inserida |
|---|---|
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Parar (padrão) |
Isso impede que uma entrada inválida seja inserida em uma célula. Clicar em “Repetir” permite digitar um valor diferente e clicar em ng “Cancelar” limpa a célula. |
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Aviso |
Isso avisa que os dados inseridos são inválidos. Clicar em “Sim” mantém a entrada inválida, clicar em “Não” permite editar a entrada e clicar em “Cancelar” limpa a célula. |
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Informação |
Isso informa que os dados inseridos são inválidos. Clicar em “OK” mantém a entrada inválida e clicar em “Cancelar” limpa a célula. |
Independentemente do estilo de alerta escolhido, digite um título e uma mensagem de erro para decidir o que aparecerá na tela quando uma entrada inválida for inserida. Esta é a aparência de um alerta Stop.
Marque “Ignorar espaços em branco” na guia Configurações da caixa de diálogo Validação de dados para evitar que um alerta apareça quando uma célula for deixada em branco.
Outras dicas de validação de dados do Excel
Aqui estão algumas coisas adicionais que você deve saber ao usar a validação de dados no Microsoft Excel:
- Quando você aplica regras de validação de dados a uma coluna em uma tabela do Excel, elas serão aplicadas automaticamente a novas linhas à medida que você as adiciona.
- Para destacar todas as células que contêm valores que não aderem às regras de validação de dados que você definiu, clique na seta para baixo ao lado do ícone Validação de dados na guia Dados da faixa de opções e selecione “Circular dados inválidos”. Você verá círculos ao redor das células relevantes.
- Para selecionar todas as células em uma planilha às quais as regras de validação de dados se aplicam, pressione F5 para abrir a caixa de diálogo Ir para, clique em “Especial”, marque “Validação de dados” e clique em “OK”.
- Para copiar uma regra de validação de dados de uma célula para outra, primeiro selecione uma célula ou intervalo de células que contém a regra de validação de dados que deseja copiar. Em seguida, selecione a célula onde deseja duplicar a regra e pressione Ctrl+Alt+V para iniciar a caixa de diálogo Colar especial. Por fim, marque “Validação” e clique em “OK”.
- Finalmente, para limpar as regras de validação de dados das células selecionadas, abra a caixa de diálogo “Validação de dados” e clique em “Limpar tudo”.
A validação de dados não é a única ferramenta que você deve aprender se quiser se tornar um usuário avançado do Excel. Por exemplo, o Power Query é ótimo para importar e modelar dados, as tabelas dinâmicas são essenciais para resumo e análise rápida de dados e funções versáteis, como XLOOKUP, tornam a localização e recuperação de dados muito fácil.