O Google Drive é uma solução de armazenamento, mas a maioria de nós o trata como uma gaveta de lixo digital. Os arquivos acabam em pastas aleatórias, as duplicatas se acumulam e encontrar qualquer coisa se torna uma tarefa difícil. A boa notícia? Com um pouco de limpeza, você pode organizar a bagunça e arrumar seu armazenamento em apenas uma tarde.
Organize os arquivos em uma estrutura de pastas clara e lógica
Se todos os seus arquivos pessoais, documentos de trabalho, projetos paralelos e outros dados estiverem espalhados em uma única pasta “Meu Drive”, o primeiro passo para organizar o Google Drive é criar uma estrutura de pastas que realmente faça sentido. Comece configurando pastas de nível superior para representar as principais categorias de seus arquivos, como Trabalho, Pessoal, Projetos e assim por diante.
Depois que suas categorias principais estiverem definidas, crie subpastas para dividir as coisas ainda mais. Por exemplo, dentro da pasta “Trabalho”, você pode adicionar subpastas como Relatórios, Faturas, Apresentações ou Reuniões. Você pode até construir uma hierarquia mais profunda com vários níveis, facilitando a localização de arquivos em segundos, em vez de procurar em um espaço desordenado.
Remova os arquivos que você não precisa mais
Depois de organizar seus arquivos em uma estrutura de pastas adequada, você provavelmente ficará com arquivos que não cabem em nenhuma pasta. A maioria deles é provavelmente desnecessária. Reserve um tempo para remover rascunhos antigos, relatórios desatualizados e downloads esquecidos que você não precisa mais. Limpar esses arquivos não apenas reduz a desordem, mas também libera espaço de armazenamento.
Percorra os arquivos restantes, selecione aqueles que deseja descartar e clique no ícone da lixeira na parte superior. Quando você exclui arquivos do Google Drive, eles são movidos para a pasta Lixeira, onde permanecem por 30 dias antes de serem excluídos permanentemente. Se o armazenamento não for uma preocupação, você pode optar por mantê-los caso decida mais tarde que precisa restaurar algo.
Marque arquivos importantes com estrela para acesso rápido
Todos nós temos arquivos que usamos com mais frequência, seja um projeto em andamento, um relatório importante ou documentos compartilhados que consultamos diariamente. Manter esses arquivos de fácil acesso economiza tempo e esforço, para que você não precise procurar pastas e subpastas sempre que precisar deles. Felizmente, o recurso Star do Google Drive torna isso possível.
Você pode marcar arquivos importantes com estrela para acesso rápido, não importa o quão profundamente eles estejam aninhados em suas pastas. Depois de organizar suas pastas e limpar os arquivos desnecessários, destaque aqueles que você usa com mais frequência, clique com o botão direito e selecione “Adicionar aos favoritos”.
Posteriormente, você poderá visualizar todos os seus itens marcados com estrela rapidamente clicando na seção “Com estrela” no menu à esquerda.
Use codificação por cores para manter as coisas organizadas
Nossos cérebros reconhecem as cores muito mais rápido do que o texto, portanto, confiar apenas nos nomes das pastas – mesmo as bem organizadas – ainda pode atrasá-lo. Para reduzir o esforço de digitalização de nomes, você pode atribuir cores distintas às suas pastas. Quando cada pasta de nível superior e suas subpastas compartilham uma cor consistente, você pode identificar rapidamente o que precisa.
Você pode dar aos rascunhos urgentes uma cor específica e alterá-la quando o trabalho for concluído, ou criar suas próprias regras de cores com base no seu fluxo de trabalho. Para adicionar uma cor, clique com o botão direito na pasta, abra o menu “Organizar” e selecione a cor desejada. Aplique o mesmo esquema de cores nas pastas relacionadas. Essas dicas visuais tornam a navegação no Google Drive muito mais rápida e exigem menos esforço mental.
Adote um sistema de nomenclatura consistente
Uma parte importante da organização do Google Drive é usar um sistema de nomenclatura claro e consistente – ele pode eliminar a desordem de maneira mais eficaz do que qualquer outra coisa. Um método simples é a nomenclatura baseada em prefixo, onde cada arquivo começa com um pequeno rótulo indicando seu tipo ou finalidade. Por exemplo: HTG-2024-Article12 ou RPT_Q3_SalesSummary, usando prefixos como HTG ou RPT.
Essa estrutura torna mais fácil classificar arquivos de forma lógica, folhear listas e manter documentos relacionados em ordem alfabética. Você também pode pesquisar por prefixo para encontrar rapidamente categorias específicas de arquivos. Adicionar datas consistentes, números de versão ou outros identificadores em nomes de arquivos torna a navegação manual e a recuperação baseada em pesquisa muito mais eficientes.
Revise quaisquer arquivos que sejam difíceis de localizar ou que não correspondam à sua convenção de nomenclatura e renomeie-os conforme necessário. É preciso um pouco de esforço, mas a diferença na organização definitivamente vale a pena.
Remova arquivos duplicados e bloqueie spam
Quantas vezes carregamos um documento duas vezes ou fazemos uma cópia, deixando ambas as versões ocupando nosso espaço de armazenamento? Essas duplicatas atrapalham a organização do Google Drive. Para organizar as coisas, localize e exclua arquivos duplicados. Como o Google Drive rotula as duplicatas com marcadores como “(1)” ou “Copiar” no nome do arquivo, você pode pesquisar esses marcadores e remover as duplicatas.
Da mesma forma, se sua conta do Google vinculada ao Drive se tornar pública por engano, você poderá começar a receber spam. Isso não apenas representa um risco à segurança, mas também pode sobrecarregar seus arquivos com conteúdo indesejado. Em vez de apenas excluir spam, tome medidas para bloquear spammers: clique com o botão direito no arquivo e selecione Denunciar ou Bloquear > Bloquear [email/username].
Só porque o seu Google Drive está bagunçado agora, não significa que ele deva continuar assim. Em apenas algumas horas, você pode transformar o caos em um espaço de trabalho eficiente. Lembre-se de que organizar seus arquivos uma vez é apenas parte do processo – mantê-los organizados é igualmente importante. Portanto, crie o hábito de remover duplicatas, excluir arquivos desnecessários e arquivar regularmente documentos antigos.