Confiar na numeração padrão do Microsoft Word resulta em documentos de aparência genérica, alinhamento inadequado e formatação inconsistente. Ao gastar apenas alguns minutos criando uma lista de estilos personalizados, torno meu trabalho reconhecível, profissional e uniforme.
Por que a personalização é importante
O sistema de numeração padrão do Microsoft Word é ótimo para uso rápido e casual. No entanto, em alguns cenários, isso simplesmente não é suficiente:
- Falta de personalização: Todos os documentos com numeração padrão têm a mesma aparência. Gosto que meu trabalho se destaque e seja reconhecível por meio de fontes, cores e símbolos cuidadosamente escolhidos.
- Alinhamento estranho: Os recuos de numeração padrão podem variar muito e fazer com que o texto da lista fique muito próximo do número ou se alinhe de maneira inadequada com a margem. Isso deixa meus documentos com uma aparência desleixada e pouco profissional.
- Sem consistência: Quando copio ou mesclo seções de outros documentos, a numeração básica muitas vezes tenta herdar o estilo do novo documento ou quebra totalmente, tornando a formatação não confiável.
Para superar essas limitações, utilizo um processo de duas etapas para criar e salvar permanentemente listas personalizadas.
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Etapa 1: Personalização de listas de números e marcadores
Dependendo do tipo de documento que estou criando, adapto o sistema de numeração padrão do Microsoft Word ou carrego um gráfico para usar no lugar dos marcadores padrão.
Personalizando a numeração padrão
Existem várias maneiras de personalizar o sistema de numeração padrão no Microsoft Word, mas este é o método que utilizo. Primeiro, na guia Página inicial, amplio o menu suspenso “Lista multinível” e clico em “Definir nova lista multinível”.
Em seguida, certifico-me de que “1” esteja selecionado na lista de níveis. Então, após limpar o campo “Inserir formatação para número”, defino o formato desejado. Neste exemplo, digitei [PROJ-[PROJ-selecione “Um, Dois, Três” no campo Estilo de número para este nível e digite ].
Nunca digite a numeração manualmente, pois isso interrompe a função automática da lista, o que significa que os números não serão atualizados, avançados ou redefinidos automaticamente quando você adicionar ou excluir itens da lista.
Agora, para confirmar como a numeração aparece na página, clico em “Fonte” e faço os ajustes de formatação necessários.
Finalmente, ajusto as configurações de alinhamento:
- Alinhado em: Este campo especifica onde o número alinha em relação à margem. Por exemplo, definir como “0 cm” significa que o número fica na margem; defini-lo como “2 cm” significa que o número está a 2 cm da margem.
- Recuo do texto em: Este campo especifica onde o texto começa em relação à margem, portanto, idealmente, deve ser maior que a medida no campo Alinhado em. Além disso, se a sua numeração personalizada contiver vários caracteres, leve isso em consideração ao calcular a lacuna entre o número e o texto.
Depois de clicar em “OK”, preciso salvar o formato de numeração como um novo estilo. Para fazer isso, primeiro abro o painel Estilos clicando no ícone no canto inferior direito do grupo Estilos na guia Página inicial. Em seguida, no Painel de Estilos, clico no botão “Novo Estilo” (o ícone “A+”).
Na caixa de diálogo Criar novo estilo a partir da formatação, atribuo ao meu novo estilo um nome claro e descritivo antes de escolher “Lista” no campo Tipo de estilo. Então, se eu quiser usar esse estilo em outros documentos criados a partir do modelo Normal, na parte inferior da janela, marquei “Novos documentos baseados neste modelo”.
Se você não deseja salvar este novo estilo de numeração no modelo Normal, mas sim em um novo modelo, deixe “Novos documentos baseados neste modelo” desmarcado e consulte a seção “Salvar e reutilizar as listas personalizadas” abaixo.
Finalmente, quando clico em “OK”, o novo estilo aparece em Estilos de lista no menu suspenso principal da Lista multinível.
Criação de marcadores de marca
Quando estou criando documentação de marca, uso um pequeno gráfico no lugar de marcadores para destacar meu trabalho.
Primeiro, desenho o logotipo no meu computador, certificando-me de que ele tenha uma proporção de 1:1 (quadrado), e salve-o como PNG ou JPG. Em seguida, sigo os mesmos passos de quando crio uma lista numerada padrão personalizada, com uma diferença:
- Abra o menu suspenso “Lista multinível” e clique em “Definir nova lista multinível”.
- Selecione “1” na lista de níveis.
- Limpe o campo “Inserir formatação para número”.
- A principal diferença para as etapas acima: No campo Estilo de número para este nível, role até a parte inferior e clique em “Nova imagem” – veja a captura de tela abaixo. Em seguida, localize e selecione o logotipo.
- Defina o alinhamento e clique em “OK”.
- Abra o painel Estilos e clique em “A+”.
- Dê um nome ao estilo, clique em “Lista” e se quiser adicionar o novo estilo de marcador ao modelo Normal, marque “Novos documentos baseados neste modelo”.
O gráfico da marca deve ser consistente para todos os itens da lista. Criar um estilo separado para cada lista de itens interrompe o fluxo automático da lista, por isso recomendo fortemente que você evite isso.
Esta é a aparência dos meus marcadores da marca How-To Geek:
Etapa 2: Salvar e reutilizar as listas personalizadas
Embora a verificação de “Novos documentos baseados neste modelo” na caixa de diálogo Criar novo estilo a partir da formatação deva disponibilizar a lista personalizada em documentos futuros, ela nem sempre é confiável. Então, dou outro passo salvando o arquivo atual como um modelo personalizado.
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Por padrão, todos os novos documentos do Word usam o modelo Normal. No entanto, às vezes, gosto de criar modelos personalizados dedicados para evitar que meu modelo Normal fique muito inchado com formatação e recursos personalizados.
Para fazer isso, no documento atual que contém minha lista personalizada recém-criada, clico em Arquivo > Salvar como. Em seguida, no campo Salvar como tipo, seleciono “Modelo do Word”, nomeio o modelo para que seja fácil identificá-lo e clico em “Salvar” para salvar o arquivo na pasta Modelos padrão.
Então, ao reabrir o Microsoft Word, clico em “Novo”, localizo e clico duas vezes no modelo que acabei de salvar e um novo documento é aberto com a lista personalizada pronta para uso.
Criar listas personalizadas é apenas uma maneira de melhorar minha formatação do Microsoft Word. Por exemplo, eu também uso quebras de página em vez de pressionar Enter repetidamente, insiro índices automáticos em vez de digitá-los manualmente e uso formatação de tabela predefinida em vez de formatá-los eu mesmo. Ao usar esses recursos integrados, garanto que todos os meus documentos sejam limpos, consistentes e profissionais.