Eu sempre faço backup do meu e-mail com esta ferramenta gratuita e de código aberto

Quase todo mundo depende de um provedor de e-mail em nuvem como Gmail, iCloud ou Outlook.com, mas poucos consideram o que acontece se você perder o acesso a ele devido a uma conta roubada ou senha esquecida. Veja como garantir que você tenha sua própria cópia de todos os seus e-mails importantes.

Por que você precisa fazer backup de seus e-mails

Sua conta de e-mail online costumava ser apenas um local temporário para seus e-mails, permitindo que eles fossem recebidos enquanto seu PC ou laptop estava offline e depois baixados por um aplicativo cliente de e-mail quando você discava. Então o Gmail ofereceu armazenamento de e-mail on-line praticamente ilimitado e todos começaram a manter seus e-mails totalmente on-line. Isso se justifica porque é muito conveniente acessá-los por meio de um navegador da web, principalmente quando você possui vários dispositivos.

No entanto, isso apresenta um problema: se você perder o acesso à sua conta online (para a maioria, é sua conta da Microsoft ou do Google), você perderá o acesso a todos os seus e-mails e há muitas coisas importantes lá. Sem a sua própria cópia dos dados que você controla totalmente, eles correm o risco de serem perdidos.

Isso também se aplica a soluções de e-mail empresariais e pagas, como Google Workspace e Microsoft 365. Esses serviços operam sob um modelo de responsabilidade compartilhada, onde a plataforma em nuvem é responsável por manter tudo funcionando, e você é responsável por garantir que seus dados estejam seguros e com backup deles.

Sua privacidade também está em jogo

Se você tiver sua própria cópia de seus e-mails armazenados em seu dispositivo, também poderá reduzir sua caixa de correio on-line e remover e-mails antigos. Isso traz vantagens de privacidade: se um golpista tiver acesso a anos de e-mail, ele poderá aprender muito sobre você. As informações podem ser usadas para se passar por você para promover outros golpes contra pessoas que você conhece, extorquir você ou para o bom e velho roubo de identidade. Se estiver armazenado localmente, será mais difícil alcançá-los.

Fazer backup de seus e-mails é surpreendentemente difícil

Os provedores de e-mail na nuvem estão tornando cada vez mais difícil a distribuição de seus dados. Além de possuir seu próprio nome de domínio, manter sua própria cópia de todos os seus dados armazenados em seus próprios dispositivos garante que você nunca fique à mercê de provedores de nuvem que podem negar acesso aos seus dados por violação dos termos de uso ou apenas porque você esqueceu sua senha.

Por exemplo, versões recentes do Outlook não permitem criar arquivos de caixa de correio local para simplesmente copiar e-mails do servidor para o seu PC e agora nem sincronizam mais de 60 dias de e-mail localmente. Embora o Outlook legado ainda permita fazer isso, ele não é multiplataforma. As melhorias necessárias na segurança também dificultam o uso de outros clientes de e-mail, já que muitos não suportam a autenticação multifator moderna necessária para se conectar a serviços de e-mail.

A importância do backup de e-mail é bem reconhecida: existem muitas soluções empresariais para fazer backup de dados na nuvem, mas geralmente são caras e difíceis de configurar. Infelizmente, não existe uma solução prática pronta para uso para usuários domésticos e de pequenas empresas e, embora alguns provedores permitam que você baixe um arquivo de seus dados, eu também queria algo que fosse facilmente pesquisável e navegável.

Como fazer backup local do Gmail, Outlook.com e outros provedores de e-mail

Isso não significa que seja impossível (ou difícil). Thunderbird é um cliente de e-mail 100% gratuito e de código aberto para Windows, macOS e Linux que existe há praticamente sempre. Não é o mais bonito e não tem os recursos de outros clientes, mas é uma solução sólida capaz de baixar e-mails do Gmail, Outlook.com e outros provedores de e-mail populares, com suporte para autenticação multifator moderna.

Ele também permite criar uma caixa de correio local armazenada no disco rígido do seu dispositivo e você pode copiar ou mover dados on-line para ela com a ajuda de plug-ins.

Para fazer isso, baixe o Thunderbird de seu site oficial e instale-o. Ao executá-lo pela primeira vez, você será solicitado a configurar sua conta de e-mail. Na maioria dos casos, ele descobrirá automaticamente todas as configurações para você. Certifique-se de selecionar uma conta IMAP, pois esse tipo de conta sincronizará seu e-mail local com seu e-mail on-line, para que as alterações feitas no seu PC sejam refletidas on-line e vice-versa.

Para garantir que todos os e-mails sejam baixados pelo Thunderbird, clique com o botão direito na conta recém-criada e selecione Configurações e abra a guia Sincronização e armazenamento. Certifique-se de que as opções “Manter mensagens em todas as pastas desta conta neste computador”, “Sincronizar todas as mensagens localmente, independentemente da idade” e “Não excluir nenhuma mensagem” estejam habilitadas.

A próxima etapa depende do seu host de e-mail. Se todas as suas pastas não estiverem aparecendo no Thunderbird, clique com o botão direito na sua caixa de entrada e selecione Inscrever-se e certifique-se de que todas as caixas estejam marcadas. Meu provedor de e-mail exige a assinatura manual de cada pasta da minha caixa de correio e não me permite fazer mais do que algumas de cada vez. Isso foi entediante, mas só precisa ser feito uma vez, ou quando uma nova pasta for criada, e foi uma boa desculpa para arrumar e organizar meus e-mails. Feito isso, você precisa aguardar o download do seu e-mail. Faça uma xícara de chá se você tiver uma caixa de entrada grande.

Agora você precisa de uma pasta local para armazenar seus e-mails offline. Clique com o botão direito em Pastas locais na barra lateral e clique em Nova pasta.

Você também pode mover onde suas pastas locais estão armazenadas, por exemplo, para um NAS ou local que seja mais fácil de fazer backup, alterando o caminho de armazenamento local nas Opções de conta da conta Pastas locais (observe que alterar esse caminho não moverá arquivos do caminho anterior).

Agora você pode copiar suas mensagens para sua pasta local. Infelizmente, a funcionalidade integrada do Thunderbird para isso não é exatamente robusta e não suporta subpastas.

Plug-ins para o resgate! Este complemento Copiar pasta de e-mail do Thunderbird faz tudo com apenas alguns cliques e lida bem com subpastas. Depois de instalado, ele é adicionado ao menu de contexto quando você clica com o botão direito em uma pasta da sua caixa de entrada.

Quando terminar, você receberá um bom resumo para confirmar.

Esta não é uma solução perfeita, mas está fazendo o trabalho para mim. Não é automatizado, mas não é grande coisa definir um lembrete de calendário e gastar alguns minutos por mês para reduzir e fazer backup de minha caixa de correio online. E, claro, é sua responsabilidade certificar-se de que o Thunderbird copiou corretamente suas mensagens antes de remover a cópia online, pois ocasionalmente ocorrem bugs e erros de sincronização. Parte de uma boa estratégia de backup é testar seus backups para confirmar se tudo está lá e se pode ser lido.

A importância de uma web aberta

Os desafios de retirar seu e-mail das plataformas on-line destacam a importância de ferramentas e protocolos abertos: os dados são seus e você deve ser capaz de controlá-los, inclusive onde estão e o que é feito com eles. Não é irrealista pensar que, eventualmente, à medida que a demanda por sincronização local de e-mail continua a diminuir, os padrões abertos que permitem fazer backup de seu e-mail e as plataformas em nuvem removerão essa funcionalidade sob o pretexto de que ninguém a utiliza. Claro, você também pode hospedar seu próprio servidor de e-mail, mas é impraticável a ponto de até mesmo grandes empresas com grandes bolsos e equipes inteiras de TI preferirem terceirizar o trabalho.

Depois que seu e-mail for copiado ou movido para o computador, você precisará fazer backup dele. Confira nosso guia sobre como usar o Duplicati para fazer backup de arquivos do Windows, macOS e Linux e nosso guia sobre armazenamento NAS, um ótimo lugar para manter seus arquivos seguros.