Como muitas pessoas que usam o Excel diariamente, sempre me concentrei nas partes divertidas, como elaborar fórmulas complexas e construir gráficos impressionantes. No entanto, muitas vezes eu via o lado importante da auditoria como uma tarefa tediosa que só poderia ser executada procurando as ferramentas certas na faixa do Excel.
Então, quando encontrei o assistente Go To Special, esse processo caótico tornou-se instantaneamente muito mais simples e o enorme ponto de atrito da auditoria foi erradicado permanentemente.
Onde encontrar o Go To Special
Embora seja uma ferramenta incrivelmente útil, Ir para especial não fica imediatamente visível na faixa de opções – você precisa expandir o menu suspenso “Localizar e selecionar” na guia Página inicial.
Se, como eu, você preferir usar atalhos de teclado no Excel, pressione Ctrl+G ou F5 para abrir a caixa de diálogo Ir para e pressione Alt+S para selecionar “Especial”.
Depois de abrir a caixa de diálogo Ir para especial, você poderá ver todas as opções disponíveis.
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Higiene de dados: lidando com espaços em branco
Células em branco em planilhas do Excel causam problemas. Eles impedem a filtragem adequada, confundem tabelas dinâmicas e criam inconsistências nas fórmulas. Portanto, limpar esses espaços em branco é a primeira etapa de auditoria mais crítica, e Ir para Especial é a maneira mais rápida de fazer isso.
Encontrar e preencher células em branco
Depois de iniciar a caixa de diálogo Ir para especial, selecionar “Espaços em branco” e clicar em “OK”, o que faço a seguir depende se as células em branco precisam de revisão individual ou de um simples espaço reservado em massa. Se eles precisarem de revisão individual, primeiro aplico um preenchimento amarelo para confirmar visualmente onde os dados ausentes estão localizados.
Observe que quando todos os espaços em branco são selecionados, aquele que está mais acima e mais à esquerda fica ativo, então posso começar a digitar imediatamente para corrigi-lo manualmente.
Então, quando pressiono Enter, a próxima célula em branco fica ativa, para que eu possa repetir o processo até que todas as células em branco sejam preenchidas com seus valores exclusivos.
Depois de terminar de preencher as células, clico em qualquer lugar para cancelar a seleção e percorro visualmente todas as células amarelas para ter certeza de que estão todas preenchidas. Quando estiver satisfeito, removo o preenchimento de cor.
Por outro lado, se eu souber que todas as células em branco na seleção exigem o mesmo valor (como zero ou texto de espaço reservado como “TBC”), com as células em branco selecionadas, digito o valor na célula ativa e pressiono Ctrl+Enter para aplicá-lo às células restantes selecionadas.
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Excluindo linhas em branco: um aviso crucial
Muitos tutoriais online recomendam usar Go To Special para excluir linhas em branco. Este é um mau conselho, pois este método exclui todas as linhas que contêm qualquer espaços em branco, não apenas aqueles que contêm todos espaços em branco. Em outras palavras, se uma linha tiver dados em nove entre 10 células, mas a décima célula estiver em branco, a linha inteira – incluindo todos os seus dados válidos – será excluída. Para excluir com segurança linhas verdadeiramente vazias do Excel, você precisa usar uma abordagem de várias etapas que combina filtros, uma coluna auxiliar e a função COUNTBLANK.
Fundamentos de auditoria: integridade da fórmula e verificação da pasta de trabalho
Depois de limpar minhas células em branco, estou pronto para entrar no âmago da questão da auditoria de planilhas. As três etapas a seguir são essenciais em todas as planilhas.
Distinguir entre constantes e fórmulas
Números codificados (também conhecidos como constantes) ser confundido com fórmulas é um sério risco de auditoria porque pode levar a resultados imprecisos quando os dados mudam. Felizmente, o assistente Ir para especial pode me dizer quais células contêm constantes e quais células contêm fórmulas.
Depois de selecionar o intervalo e iniciar o assistente Ir para especial, marquei “Constantes” para destacar todas as células que contêm números ou texto codificados, ou “Fórmulas” para destacar todas as células que contêm fórmulas.
Após clicar em “OK”, posso ver se todas as células esperadas (no caso abaixo, todas as constantes) estão selecionadas corretamente.
Se você planeja compartilhar sua pasta de trabalho com outras pessoas, selecione “Constantes”, aplique um preenchimento de cor clara e adicione uma chave para explicar que apenas as células coloridas devem ser editadas.
Erros de depuração
Erros como #REF!, #DIV/0! ou #N/A não são apenas visualmente confusos, mas também podem se espalhar por uma pasta de trabalho inteira e fazer com que as fórmulas posteriores sejam quebradas ou imprecisas. É por isso que uso o assistente Ir para especial para abordá-los.
Depois de iniciar o Go To Special, verifico “Fórmulas” e desmarco tudo nesta seção, exceto “Erros”.
Quando clico em “OK”, todas as células que contêm erros são selecionadas. Em seguida, preencho com cores todas essas células para revisão ou uso Enter para pular entre as células de erro e corrigir os problemas subjacentes.
Verificando a integridade dos dados
A validação de dados é uma ótima ferramenta para evitar entradas incorretas, mas nem sempre é óbvio quais células realmente têm as regras aplicadas. Então, eu uso Go To Special para confirmar se a validação de dados foi implementada corretamente.
Na caixa de diálogo Ir para especial, marquei “Validação de dados”. Então, tenho duas opções:
- Todos: Isso seleciona todos células com validação de dados.
- Mesmo: Isso seleciona células que possuem as regras de validação de dados como célula ativa.
Em seguida, preencho com cor todas as células selecionadas e, para cada célula ou intervalo colorido, abro a caixa de diálogo “Validação de dados” por meio da guia Dados na faixa de opções para verificar se as regras corretas foram aplicadas.
Da mesma forma, marque “Formatos condicionais” na caixa de diálogo Ir para especial para destacar células que contêm regras de formatação condicional.
O truque final de auditoria: copiar linhas visíveis
Depois de toda a limpeza e verificação, a etapa final geralmente é copiar os dados para um relatório. No entanto, quando oculto linhas manualmente usando o comando “Ocultar” do botão direito, o comportamento padrão do Excel é copiar os dados dessas células ocultas também. O mesmo pode ser dito dos dados filtrados em versões mais antigas do Excel (anteriores a 2007). Usando a ferramenta Ir para especial, posso garantir que o Excel seleciona apenas o que posso ver, sejam as linhas ocultadas manualmente ou filtradas.
Neste exemplo, as linhas 4, 9 e 14 estão ocultas e não quero que sejam coladas quando copio o conjunto de dados. Portanto, na caixa de diálogo Ir para especial, selecionarei “Somente células visíveis” e clicarei em “OK”.
Em seguida, pressiono Ctrl+C para copiar a seleção e, quando colo os dados em outro lugar, apenas as células visíveis são transferidas.
Outra forma de selecionar apenas as células visíveis é selecionar o intervalo e pressionar Alt+; (ponto e vírgula). Isso executa exatamente a mesma ação, mas é uma alternativa muito mais eficiente.
Além de auditar minhas planilhas do Excel, sempre verifico se minhas planilhas estão acessíveis a todos. Por exemplo, eu uso nomes de planilhas descritivos, formato meus dados como tabelas nomeadas do Excel, adiciono texto alternativo aos gráficos e uso fontes claras.