O que aprendi com os erros de Excel mais caros já cometidos

O poder do Excel reside na sua acessibilidade, embora esta mesma característica o torne um terreno fértil para erros desastrosos. Um único erro de digitação ou descuido lógico pode — e já levou — a perdas que chegam a bilhões. Aqui estão os erros de Excel mais infames e caros da história e as lições que podemos aprender para garantir que eles nunca se repitam.

JPMorgan Chase (2012): A função vacilante

O chamado incidente comercial da “Baleia de Londres” ocorreu porque um modelo falho foi usado para gerenciar riscos. Especificamente, a fórmula pretendia calcular um Valor em Risco (VaR) agregando e calculando a média de um conjunto complexo de pontos de dados financeiros. No entanto, em vez de somar corretamente os dados antes da eventual divisão, a fórmula calculou diretamente a média das taxas. Esta falha fundamental na lógica da fórmula resultou num cálculo do VaR altamente subestimado, dando aos traders uma falsa sensação de segurança que levou a perdas de mais de 6,2 mil milhões de dólares.

A principal lição aqui é que, juntamente com problemas processuais e de gerenciamento, a função errada ou a ordem incorreta da fórmula podem inviabilizar instantaneamente um modelo inteiro. O acidente me lembrou de sempre verificar minhas fórmulas usando as ferramentas do grupo Auditoria de Fórmulas da guia Fórmulas na faixa do Excel:

• Rastrear precedentes: esta ferramenta confirma visualmente que todas e somente as células de entrada corretas alimentam um cálculo, permitindo identificar se um intervalo é muito grande ou muito pequeno para a soma pretendida. Após selecionar uma célula, vá até a aba “Fórmulas” e clique em “Traçar Precedentes”.
• Janela de observação: permite monitorar a saída de fórmulas críticas em tempo real enquanto altera as entradas em outros lugares. Para utilizá-lo, na aba Fórmulas, clique em “Janela de observação” e adicione as referências de células que deseja monitorar.
• Avaliar fórmula: Este recurso permite depurar fórmulas complexas percorrendo o cálculo passo a passo, revelando como o Excel resolve a fórmula e identificando onde uma função não intencional é executada.

Fidelity Investments (1994): O menos perdido

Um dia, um contador interno transcreveu manualmente os registros financeiros em uma planilha para calcular a distribuição de dividendos no final do ano. No entanto, surpreendentemente, o contabilista não incluiu o sinal negativo para uma perda de capital líquida de 1,3 mil milhões de dólares. Como resultado, o lançamento positivo foi processado como um ganho, invertendo os números nas fórmulas subsequentes e prejudicando o cálculo final do dividendo em US$ 2,6 bilhões.

A lição mais crítica neste caso é que a transcrição manual de dados é um ponto de falha perigoso, destacando a importância de importar dados diretamente usando as ferramentas do Excel. Quando as importações diretas não são possíveis, o Excel oferece ferramentas para garantir que você está inserindo os dados corretos nas células corretas:

• Power Query: esta ferramenta poderosa permite vincular e importar dados diretamente de fontes confiáveis, eliminando o erro humano que acompanha a redigitação manual. Para iniciar este processo, abra a guia “Dados” na faixa de opções, clique em “Obter Dados” e selecione a fonte.

• Validação de dados: você pode rejeitar entradas que não correspondam ao formato esperado, como um número positivo inserido quando um número negativo é necessário. Selecione a célula de entrada e na guia Dados, clique em “Validação de dados”. Em seguida, veja as opções para os diferentes tipos de regras que você pode definir.

Lazard e Tesla (2016): Um desastre de duplicação

Ao assessorar a SolarCity em sua aquisição pela Tesla, o banco de investimento Lazard usou um modelo de fluxo de caixa descontado (DCF) baseado nas planilhas financeiras da SolarCity. No entanto, as coisas pioraram quando um conjunto de passivos projetados foi contabilizado duas vezes na fórmula do modelo. Este erro inflou a dívida e os passivos da SolarCity, resultando em uma avaliação inicial que subestimou o valor da empresa em cerca de US$ 400 milhões.

Há uma conclusão clara sobre o erro caro de Lazard. Sempre que possível, tento deixar de depender de coordenadas de células anônimas ao fazer referência a variáveis, mesmo em modelos simples. Existem duas maneiras principais de fazer isso:

• Gerenciador de nomes: permite atribuir nomes simples e inequívocos a figuras críticas. Isto evita confusão ou inclusão acidental do mesmo valor duas vezes numa fórmula. Você pode nomear uma célula ou intervalo na caixa Nome no canto superior esquerdo da janela do Excel. Como alternativa, selecione a célula de entrada e, na guia Fórmulas, clique em “Definir Nome”.

• Tabelas do Excel: a formatação de conjuntos de dados como tabelas do Excel força as fórmulas a usar nomes de colunas em vez de referências diretas a células, facilitando o rastreamento de quais entradas são usadas em quais fórmulas. Para reestruturar seus dados dessa forma, selecione o intervalo e, na guia Inserir, clique em “Tabela”.

Kodak (2005): Multiplicou milhões

Quando um funcionário da Kodak foi encarregado de preparar uma planilha para pagamentos de indenizações acumuladas, ele cometeu um erro simples, mas crítico, ao inserir dados: digitar zeros a mais. Depois de perceber que o erro havia levado a um exagero de passivos de US$ 11 milhões, a empresa teve que reapresentar os lucros.

Este erro é um lembrete oportuno para aproveitar ao máximo as ferramentas de integridade de dados do Excel. Na verdade, cada entrada manual deve ser tratada como uma responsabilidade potencial, e duas barreiras principais podem ajudar a resolver isso:

• Validação de dados: você pode impedir que pessoas insiram números com muitos zeros ou valores que ultrapassem um limite razoável. Depois de abrir a janela Validação de dados, defina os critérios como “Decimal” e defina um limite selecionando “Menor ou igual a” no campo Dados.

• Formatação Condicional: Esta ferramenta fornece uma verificação visual rápida, mas crucial, destacando qualquer célula cujo valor exceda um limite predefinido. Selecione as células de saída, abra a guia “Página inicial” e selecione Formatação condicional > Nova regra. Em seguida, defina uma regra para destacar células contendo valores “Maiores que” um limite seguro.

TransAlta (2003): A referência relativa desonesta

A TransAlta, a geradora de energia canadense, perdeu cerca de US$ 24 milhões durante um processo de licitação de alto risco para contratos de eletricidade. Esse erro caro foi causado pela cópia e colagem de uma fórmula. Como a fórmula usava referências relativas de células, quando colada em outra área da planilha, ela se deslocava incorretamente. Como resultado, o cálculo da proposta extraiu dados de custos de linhas erradas e não relacionadas, combinando efetivamente o preço errado com o contrato errado.

Este acidente ilustra o perigo de confiar na referência posicional. Muitas vezes fico tentado a deixar as referências de células como estão, mas esse hábito representa um enorme risco de cálculo quando começo a copiar fórmulas. Em vez disso, estou atento para usar estas soluções alternativas:

• Referências absolutas e mistas: pressione F4 uma vez após adicionar uma referência de célula a uma fórmula para adicionar cifrões ($A$1). Isso evita que ela mude quando a fórmula é copiada para outro local. Pressione novamente para bloquear apenas a referência de linha (A$1) e pressione novamente para bloquear apenas a referência de coluna ($A1).
• XLOOKUP ou INDEX com XMATCH: Essas funções recuperam dados combinando um identificador em vez de confiar em sua posição física. Isso garante que os dados corretos sejam combinados com a fórmula correta, mesmo que os dados sejam alterados.

Duas das maneiras mais eficazes de reduzir erros no Microsoft Excel são garantir que suas planilhas sejam fáceis de ler e estruturadas de forma lógica. Na verdade, um layout confuso incentiva erros, e conjuntos de dados mal estruturados significam que as ferramentas projetadas para auditar seus números têm menos probabilidade de detectar erros graves. Ao priorizar a estrutura e a auditabilidade de suas planilhas, você está um passo mais perto de garantir que não será responsável pelo próximo erro de um bilhão de dólares.