O segredo para dominar o Excel não é conhecer as fórmulas mais complexas, mas sim escolher a ferramenta mais rápida e eficiente para cada tarefa. Aqui estão cinco recursos que uso diariamente para reduzir o tedioso trabalho de planilhas, manter meus dados limpos e, o mais importante, economizar tempo.
Vá para especial: localize instantaneamente células específicas de conteúdo
Antes de usar esse recurso, perdi horas pesquisando manualmente grandes conjuntos de dados em busca de células específicas com base em seu conteúdo, como espaços em branco, fórmulas ou formatos condicionais. Go To Special elimina essa pesquisa manual, permitindo-me encontrar e selecionar células instantaneamente. Isso significa que posso fazer exclusões, atualizações e verificações em segundos.
Para usar este recurso, primeiro selecione o intervalo que deseja pesquisar ou selecione qualquer célula para pesquisar em toda a planilha. O método mais rápido é pressionar F5 (ou Ctrl+G) para abrir a caixa de diálogo Ir para e, em seguida, pressionar Alt+S para iniciar Ir para especial. Como alternativa, você pode usar a faixa de opções: na guia Página inicial, clique em “Localizar e selecionar” e, em seguida, clique em “Ir para especial”.
Esta é a aparência da caixa de diálogo Ir para especial:
Estas são as opções que mais uso para economizar horas todas as semanas:
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Ir para a opção especial |
O que isso faz |
Como e quando uso para economizar tempo |
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Espaços em branco |
Seleciona todas as células em branco na planilha ou intervalo |
eu digito QUE na primeira célula e pressione Ctrl+Enter para aplicar o mesmo valor aos espaços em branco restantes selecionados. Às vezes, também preencho as células em branco com a cor amarela para destacá-las. |
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Formatos Condicionais |
Seleciona todas as células da planilha ou intervalo com regras de formatação condicional aplicadas a elas |
É fácil esquecer quais células têm formatação condicional, então eu uso Ir para especial para verificar quais intervalos estão usando regras de formatação ativamente e excluí-los ou modificá-los rapidamente. |
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Constantes |
Seleciona todas as células da planilha ou intervalo contendo texto, números, lógicas e erros codificados, não fórmulas |
Depois de selecionar todas as constantes, eu as preencho com a cor azul para mostrar claramente onde as pessoas podem inserir dados. |
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Erros |
Seleciona todas as células da planilha ou intervalo que contém uma fórmula que retorna um erro |
Depois de executar o comando, pressiono Enter para pular entre as células de erro. Assim, posso diagnosticá-los e corrigi-los facilmente com muito mais rapidez. |
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Notas |
Seleciona todas as células da planilha ou intervalo com uma nota anexada a elas |
Quando alguém compartilha uma pasta de trabalho do Excel comigo, a primeira coisa que faço é usar Ir para especial para identificar todas as células que contêm notas, para não perder nenhum detalhe importante. |
Formatação de número personalizada: aprimore os dados sem interromper os valores
A batalha entre apresentação e cálculo consome muito tempo, principalmente porque adicionar texto manualmente a números pode quebrar fórmulas e levar a erros. A formatação personalizada de números é minha maneira de evitar isso. Ele separa a exibição do número de seu verdadeiro valor subjacente, o que significa que meus dados permanecem numéricos enquanto aparecem exatamente como eu quero.
Para usar a formatação numérica personalizada, selecione as células que deseja formatar e pressione Ctrl+1 para iniciar a caixa de diálogo Formato numérico. Como alternativa, clique no botão do iniciador da caixa de diálogo no canto inferior direito do grupo Número na guia Página inicial.
Em seguida, abra a guia “Número” e selecione “Personalizado” na lista de categorias. O código vai na caixa Tipo.
A chave para a formatação personalizada de números é entender que o código é dividido em quatro seções, separadas por ponto e vírgula (;):
POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT
O primeiro argumento determina como os números positivos são formatados, o segundo determina como os números negativos são formatados, o terceiro determina como os números neutros são formatados e o quarto determina como o texto é formatado.
Por exemplo, digitando:
#.00;(#.00);-;"TXT"
significa que os números positivos são exibidos com duas casas decimais, os números negativos são exibidos entre parênteses, os zeros como um traço e todo o texto como “TXT”. Lembre-se: mudar a forma como os valores aparecer não altera seu verdadeiro valor subjacente.
Se você omitir algum argumento adicionando um ponto e vírgula, mas sem digitar nenhum código, as células relevantes da planilha aparecerão em branco.
Aqui estão três maneiras de usar a formatação de números personalizada para economizar tempo de geração de relatórios e melhorar a clareza visual:
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Caso de uso de formato numérico personalizado |
Código de formato numérico personalizado |
Resultado que economiza tempo |
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Adicione um sufixo de texto (como cm) |
0,0″cm” |
Exibe o número com uma casa decimal e adiciona o texto “cm” após o número |
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Aplicar alterações de cores condicionais |
[Green]0,0;[Red]0,0;;[Blue] |
Exibe números positivos em verde com uma casa decimal, números negativos em vermelho com uma casa decimal, zeros em branco e texto em azul |
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Adicione setas direcionais às porcentagens |
[Green]0,0%▲; [Red]0,0%▼ |
Exibe aumentos como um valor percentual verde com uma seta para cima e diminuições como um valor percentual vermelho com uma seta para baixo |
O texto dentro do seu código personalizado (como “cm”) deve sempre ser colocado entre aspas duplas (“…”).
Agrupamento de tabela dinâmica: categorizar dados
Freqüentemente, há várias maneiras de realizar a mesma tarefa no Excel, mas o segredo é encontrar a mais rápida. Por exemplo, sei que posso usar funções como TEXT, IF ou XLOOKUP para converter dados em categorias como meses, trimestres, faixas etárias ou intervalos numéricos. No entanto, a ferramenta de agrupamento de tabelas dinâmicas é uma forma muito mais eficiente de concluir esta tarefa sem a necessidade de fórmulas.
Depois de criar sua tabela dinâmica, clique com o botão direito em uma célula que contém o valor que deseja agrupar e clique em “Agrupar”.
O Excel ajusta a caixa de diálogo Agrupamento com base no tipo de dados do campo:
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Tipo de dados |
Ação na caixa de diálogo Agrupamento |
Resultado que economiza tempo |
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Datas |
Desmarque “Dias” e escolha o período maior necessário (como “Meses”, “Trimestres” ou “Anos”). |
Os dados diários são convertidos instantaneamente em séries temporais de nível superior para análise de tendências. |
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Números |
Defina os campos Começando em, Terminando em e Por. Por exemplo, para agrupar pessoas de 18 a 52 anos em períodos de cinco anos, digite 15 no campo “Começando em”, 55 no campo “Terminando em” e 5 no campo “Por”. |
Os dados são agrupados numericamente sem a necessidade de fórmulas complexas. |
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Texto |
Antes de clicar em “Grupo”, selecione os itens individuais na Tabela Dinâmica que deseja combinar pressionando Ctrl ao clicar neles. |
Itens de texto individuais são agrupados em grupos de resumo de alto nível. |
Veja como fica minha tabela dinâmica depois de agrupar as pessoas por idade.
Clique com o botão direito do mouse para arrastar a alça de preenchimento: Gere sequências personalizadas
Embora o arrasto padrão do botão esquerdo da alça de preenchimento seja bem conhecido por estender sequências simples, o arrasto do botão direito da alça de preenchimento me permite criar padrões de dados personalizáveis. Este recurso é a maneira mais rápida de preencher séries de datas e padrões numéricos sem usar fórmulas.
O processo é simples e requer apenas um valor inicial. Insira o primeiro item da sua série, como data de início ou número. Em seguida, selecione a célula e, usando o botão direito do mouse, clique e arraste a alça de preenchimento para baixo no intervalo que deseja preencher.
Ao soltar o mouse, um menu de contexto aparece. Lá, escolha o padrão que você precisa.
6 truques legais para clicar com o botão direito no Microsoft Excel
Não desperdice o botão direito do mouse!
Aqui estão alguns dos meus padrões favoritos:
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Ação |
Opção de menu para selecionar |
Benefício de economia de tempo |
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Pular fins de semana |
Preencher dias da semana |
Isso preenche uma sequência de datas, mas ignora sábados e domingos – a opção perfeita para planejamento de projetos e agendamento de trabalhos. |
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Crie sequências personalizadas |
Série |
Isso abre a caixa de diálogo Série, onde você define o tipo de sequência, o valor da etapa e o valor de parada, o que significa que você pode criar a sequência a partir de um único valor. |
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Copiar valores |
Copiar células |
Copie instantaneamente o conteúdo da célula sem copiar qualquer sequência ou série – mais rápido do que Colar Especial. |
Listas personalizadas: automatize a entrada repetitiva de texto
Em vez de perder tempo inserindo manualmente a mesma sequência de texto – como categorias para meu orçamento pessoal ou membros da família para minha lista de cartões de Natal – em uma planilha do Excel, crio listas personalizadas para eliminar esse processo repetitivo.
Primeiro, pressione Alt > F > T para abrir a janela Opções do Excel. Em seguida, no menu à esquerda, clique em “Avançado” e vá até a seção “Geral”. Lá, clique em “Editar listas personalizadas”.
Agora, na janela Lista Personalizada, clique em “Nova Lista” e no campo Entradas da Lista, digite seus itens na ordem desejada, pressionando Enter após cada um.
Alternativamente, se você já digitou sua lista personalizada nas células, ative o campo “Importar lista de células”, selecione as células que contêm a lista e clique em “Importar”.
Assim que sua lista estiver concluída, clique em “Adicionar” para adicioná-la ao campo Listas personalizadas e clique em “OK”.
Agora, digite o primeiro item da sua sequência em qualquer célula e clique e arraste a alça de preenchimento para preencher a lista inteira. Se você arrastar a alça de preenchimento além do número de células necessárias para acomodar a lista, a sequência será reiniciada.
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Você pode usar sua lista personalizada para classificar os dados selecionando os dados que deseja classificar, clicando em “Classificar” na guia Dados e escolhendo sua lista no menu suspenso Ordem. Isso permite classificar seus dados por prioridade ou por categoria não alfabética.
Se você gosta da enorme economia de tempo com esses métodos, não pare por aí – há muitas outras maneiras de acelerar o fluxo de trabalho do Excel, como aprender os atalhos de teclado para executar tarefas complexas e navegar na interface, usar a caixa de nome para navegação rápida e congelar painéis para evitar rolagem excessiva.