Como formatar uma linha inteira quando uma caixa de seleção está marcada no Excel

As caixas de seleção no Microsoft Excel são uma ótima ferramenta para monitorar o progresso, melhorar a organização dos dados e adicionar uma camada extra de automação à sua planilha. Além do mais, você pode formatar uma linha inteira em sua planilha quando uma caixa de seleção correspondente estiver marcada.

Como funcionam as caixas de seleção no Excel

Antes de mostrar como formatar uma linha inteira do Excel quando uma caixa de seleção nessa linha está marcada, vamos entender como as caixas de seleção funcionam.

Para adicionar caixas de seleção às células selecionadas, clique em “Caixa de seleção” na guia Inserir da faixa de opções.

Você pode marcar e desmarcar manualmente uma caixa de seleção clicando nela ou selecionando a célula e pressionando Espaço.

Todas as caixas de seleção têm valores booleanos subjacentes: uma caixa de seleção marcada representa um valor TRUE, enquanto uma caixa de seleção desmarcada representa um valor FALSE. Você pode ver isso selecionando uma célula que contém uma caixa de seleção e olhando na barra de fórmulas. Conhecer esses valores subjacentes o ajudará imensamente quando você usar caixas de seleção para formatar linhas inteiras no Excel.

Como as caixas de seleção representam VERDADEIRO ou FALSO, você pode usar fórmulas para marcá-las e desmarcá-las. Neste exemplo, a caixa de seleção na célula C3 está marcada porque o valor na célula B3 é maior ou igual a 80.

Formatando linhas inteiras em intervalos regulares quando uma caixa de seleção está marcada

Agora que você sabe como funcionam as caixas de seleção, está pronto para usá-las junto com a formatação condicional para formatar uma linha inteira.

Suponha que você tenha criado esta planilha, que contém números de tarefas na coluna A, responsáveis ​​na coluna B e caixas de seleção na coluna C, tudo em um intervalo normal do Excel (em outras palavras, não formatado como uma tabela do Excel).

Seu objetivo é formatar uma linha inteira quando uma tarefa for concluída. Ou seja, quando você marca uma caixa de seleção na coluna C, deseja que toda a linha em que a caixa de seleção está adote determinada formatação.

Para fazer isso, primeiro selecione as linhas 2 a 11 clicando e arrastando o cursor do cabeçalho da linha 2 para o cabeçalho da linha 11.

Em seguida, na guia Página inicial da faixa de opções, clique em Formatação condicional > Nova regra.

Em seguida, na caixa de diálogo Nova regra de formatação, clique em “Usar uma fórmula para determinar quais células formatar”.

O motivo pelo qual você precisa usar uma fórmula é que a formatação das linhas selecionadas depende do valor de outra célula. Nesse caso, você deseja que a linha seja formatada quando a caixa de seleção correspondente na coluna C estiver marcada (representando assim o valor booleano TRUE). Por outro lado, se a caixa de seleção estiver desmarcada (representando assim o valor booleano FALSE), a formatação da respectiva linha permanecerá como está.

Portanto, no campo de fórmula, comece digitando um sinal de igual (=).

Ao aplicar regras de formatação condicional a um intervalo de células no Excel, a fórmula digitada deve corresponder à primeira célula selecionada. Você pode saber qual célula foi a primeira selecionada vendo qual delas na seleção é branca. Nesse caso, como a primeira linha selecionada foi a linha 2, você precisa se concentrar na criação de uma regra que se aplique a essa linha.

Como resultado, como você deseja verificar se a célula da caixa de seleção C2 está marcada, selecione esta célula para adicionar uma referência à fórmula.

Observe como, no momento, a referência da célula contém um cifrão antes da coluna e da linha, também conhecida como referência absoluta. Isso significa que todas as linhas selecionadas serão formatadas quando a caixa de seleção na célula C2 estiver marcada. No entanto, não é isso que você deseja – você deseja apenas que a linha 2 adote a formatação. Portanto, com o cursor colocado diretamente após a referência da célula $C$2 na fórmula, pressione F4 duas vezes, para que apenas a referência da coluna seja precedida por um cifrão.

Agora, a referência da coluna é absoluta, mas a referência da linha é relativa, o que significa que a regra se adaptará a cada linha. Em outras palavras, a referência para a linha 3 será $C3, a referência para a linha 4 será $C4 e assim por diante.

Em seguida, você deseja completar a fórmula avaliando se a caixa de seleção está marcada. Para fazer isso, digite outro sinal de igual, seguido por verdadeiro:

=$C2=TRUE

Em seguida, clique em “Formatar” e escolha a formatação que deseja aplicar quando a regra for cumprida. No meu caso, quero que toda a linha fique verde, mas você também pode aplicar outra formatação por meio da guia Fonte, como tornar a fonte vermelha ou usar um efeito tachado.

Por fim, clique em “OK” duas vezes para fechar as duas caixas de diálogo e marque uma das caixas de seleção para ver sua nova regra em ação.

Prós e contras do uso de formatação condicional para formatar linhas inteiras em intervalos regulares

Um dos benefícios de formatar uma linha inteira é que, se você adicionar mais dados à direita, as regras configuradas já se aplicarão a essas colunas adicionais, portanto, não haverá trabalho extra para você fazer.

No entanto, esta abordagem também apresenta duas desvantagens significativas. Primeiro, a formatação de linhas inteiras pode prejudicar significativamente o desempenho do Excel. Isso é especialmente verdadeiro quando você aplica formatação por meio de formatação condicional, porque ela é reavaliada constantemente sempre que os dados são alterados. Para superar isso, em vez de selecionar linhas inteiras, aplique a regra de formatação condicional apenas à largura do intervalo.

A segunda desvantagem fica evidente quando você preenche as linhas diretamente abaixo do intervalo. Quando você faz isso, o Excel gera regras de formatação condicional imprecisas enquanto se esforça para levar em conta as alterações no tamanho dos seus dados.

Para corrigir isso, selecione qualquer célula que contenha a regra correta que você configurou anteriormente, clique em Formatação condicional > Gerenciar regras na guia Página inicial e expanda a referência da célula no campo Aplica-se a em uma linha. Por exemplo, se a regra se aplicar atualmente às linhas 2 a 11, altere “11” para 12e clique em “OK”.

Este ajuste na regra agora seleciona a linha extra de dados e a formata de acordo.

Formatando linhas inteiras em tabelas do Excel quando uma caixa de seleção está marcada

Se, como eu, você preferir apresentar seus dados em tabelas do Excel em vez de usar intervalos não formatados, poderá formatar uma linha inteira da tabela quando uma caixa de seleção estiver marcada.

Depois de adicionar as caixas de seleção por meio da guia Inserir na faixa de opções, selecione a tabela inteira – começando na célula A2 e terminando na célula C11 – e na guia Início da faixa de opções, clique em Formatação Condicional > Nova Regra.

Agora, clique em “Usar uma fórmula para determinar quais células formatar” e inicie a fórmula no campo de texto com um sinal de igual.

Como a célula A2 é a célula ativa na seleção, você precisa gerar uma fórmula que se aplique à linha 2. Portanto, selecione a célula da linha 2 que contém a caixa de seleção (neste caso, célula C2) para adicionar uma referência à fórmula.

A referência de célula é atualmente absoluta, o que significa que todas as células da tabela serão formatadas quando a caixa de seleção na célula C2 estiver marcada. Para corrigir isso, pressione F4 duas vezes, transformando-a em uma referência mista onde a coluna é fixa e a linha é relativa.

Agora, complete a fórmula digitando outro sinal de igual, seguido por verdadeiropara informar ao Excel que você deseja formatar apenas as linhas onde a célula correspondente na coluna C contém TRUE (uma caixa de seleção marcada).

Por fim, clique em “Formatar” para aplicar a formatação relevante e, a seguir, clique em “OK” duas vezes para fechar as caixas de diálogo e ver a regra funcionando em seu conjunto de dados.

Prós e contras do uso de formatação condicional para formatar linhas de tabela

Um dos maiores benefícios de usar tabelas do Excel é que as novas linhas adicionadas ao final do conjunto de dados existente adotam as regras e fórmulas aplicadas às linhas acima. Como resultado, você pode expandir facilmente seus dados para baixo sem se preocupar em ajustar a regra de formatação condicional que acabou de criar.

Outro benefício de formatar uma linha da tabela em vez de toda a linha da planilha é que você não exige que o Excel trabalhe tanto. No exemplo acima, marcar uma caixa de seleção aplica a formatação apenas a três células, em vez das mais de 16.000 células que compõem a largura de uma planilha do Excel.

Dito isto, uma desvantagem de usar a formatação condicional para formatar linhas da tabela é que a regra não se aplica a novas colunas adicionadas à direita.

Para corrigir isso, selecione qualquer célula que contém a regra que você configurou anteriormente, clique em Formatação Condicional > Gerenciar Regras na guia Início e expanda a referência da célula no campo Aplica-se a em uma coluna. Por exemplo, se a regra se aplicar atualmente às colunas A a C, altere “C” para De clique em “OK”.

Agora, a nova coluna adota a formatação condicional de linha inteira.

As caixas de seleção no Excel são como pó de ouro se você é um gerente de projeto que trabalha no Excel, pois são uma ferramenta versátil que pode ser usada para monitorar o progresso da tarefa. Por exemplo, você pode usar a função SE para gerar um valor de texto de acordo com o status de uma caixa de seleção ou a função CONT.SE para calcular a porcentagem de caixas de seleção marcadas.