6 hábitos essenciais do Microsoft 365 que adotei para uma colaboração perfeita

Imagine isto: uma cadeia de e-mails com 50 respostas, cinco versões diferentes de arquivos circulando e confusão sobre de quem é a vez de editar um arquivo. Esse costumava ser meu ambiente diário do Microsoft 365, até que adotei esses seis hábitos que transformaram o caos em colaboração perfeita.

Usando chats e comunidades em grupo do Teams em vez de emails em massa

Quer esteja organizando férias em família ou gerenciando um grupo de voluntários, uma longa cadeia de e-mails é um dos maiores destruidores de colaboração. Assim, quando mudei a comunicação para um espaço estruturado no Microsoft Teams, as coisas tornaram-se instantaneamente mais centralizadas, organizadas e menos estressantes.

O contexto é fundamental: os e-mails atrapalham a continuidade de arquivos e tarefas. Ao utilizar as comunidades e chats do Teams, garanto que as discussões permaneçam sempre lado a lado com os arquivos relevantes, mantendo tudo em um só lugar.

Como assinante do Microsoft 365 Personal, uso um chat em grupo para discussões pequenas e rápidas (como na captura de tela abaixo) ou uma comunidade – que oferece suporte a seus próprios canais – para um tópico maior e contínuo. Isso mantém todos os arquivos e conversas centralizados.

Se estiver usando o Teams como parte de uma assinatura empresarial, você poderá criar uma equipe dedicada ao projeto e gerenciar discussões em canais especializados.

Não enviar e-mails do Outlook com anexos editáveis

Enviar anexos editáveis ​​é uma maneira infalível de sabotar a colaboração. Na verdade, eu costumava ser culpado de enviar “Final_Draft_V3” e receber imediatamente de volta várias versões “V4”. Em vez disso, adotei um hábito simples: sempre envio links da nuvem em vez de anexar arquivos. Isso garante instantaneamente que todos editem o mesmo documento, o que significa que consigo um controle de versão perfeito.

Para fazer isso, sigo um processo rápido. Primeiro, certifico-me de que o arquivo esteja salvo na nuvem. Em seguida, acesso o arquivo e clico em “Compartilhar” – seja no próprio aplicativo de desktop ou por meio do aplicativo OneDrive web ou móvel – e seleciono “Copiar link”.

Em seguida, defino as permissões na área Configurações do link da janela que aparece.

Por fim, após clicar em “Aplicar” e copiar o link, colo-o em um e-mail ou chat do Teams, substituindo o anexo tradicional.

Coautoria de arquivos Excel e Word em tempo real

Edições sequenciais – onde uma pessoa edita, salva e envia por e-mail o arquivo Excel ou Word para a próxima pessoa – pareciam um jogo lento e frustrante de passar o pacote. Acho muito mais eficiente tratar a criação de planilhas e documentos como uma sessão de quadro branco compartilhado, onde todos contribuem simultaneamente.

A coautoria tem muitos benefícios. Por exemplo, ninguém perde tempo esperando que uma versão atualizada de um arquivo seja enviada, o que significa que a versão final é alcançada muito mais rapidamente. Além disso, evita a confusão e a frustração de mesclar várias cópias do mesmo arquivo.

Para iniciar a coautoria, compartilhe o arquivo por meio de um link na nuvem com permissões “Pode editar” (conforme descrito na seção acima). Assim que alguém começar a trabalhar no mesmo arquivo que você, você verá as iniciais onde quer que o cursor esteja colocado.

Marcando colaboradores em comentários

Assim que a coautoria se tornou parte integrante da minha rotina diária, me deparei com um novo problema: as pessoas não sabiam quando ou onde sua contribuição era necessária no arquivo ativo. Corrigi isso usando o recurso @mention nos comentários.

Em vez de enviar um e-mail com uma solicitação vaga como “Verifique o orçamento”, eu marco a pessoa diretamente na célula relevante do Excel ou no parágrafo do Word. Para fazer isso, após clicar em “Novo Comentário” na aba Revisão, simplesmente digito o @ símbolo, seguido pelas primeiras letras do nome ou endereço de e-mail, no campo de texto. Quando o cartão de contato aparece, clico nele para completar a tag. Em seguida, digito o comentário e clico em “Enviar”.

Neste ponto, a pessoa marcada recebe um email com um link direto para o arquivo.

Formatar planilhas do Excel e documentos do Word para que sejam fáceis de entender

Um arquivo mal formatado com fontes inconsistentes, dados ocultos e cabeçalhos pouco claros retarda o fluxo de trabalho dos meus colaboradores porque eles precisam gastar tempo para entender a estrutura. Então, o hábito que adotei é formatar para apelo universal.

Em palavras:

• Eu sempre uso estilos para títulos, o que ativa instantaneamente um índice analítico no painel de navegação.
• Certifico-me de que os cabeçalhos sejam repetidos para tabelas que abrangem várias páginas.
• Eu uso quebras de página em vez de pressionar Enter repetidamente para passar para o próximo capítulo.

E no Excel:

• Eu crio uma planilha de página inicial com links de navegação para facilitar o acesso às principais guias.
• Adiciono regras de validação de dados, incluindo listas suspensas, para simplificar e padronizar a entrada de dados.
• Eu uso formatação condicional para destacar visualmente células de entrada ou sinalizar dados que estão fora de um intervalo especificado.
• Formato meus dados como tabelas do Excel e nomeio intervalos de chaves.

Definir períodos de tempo limite no Teams e no Outlook

A colaboração perfeita requer limites firmes. Embora os hábitos acima tenham criado uma cultura de colaboração instantânea e responsiva, rapidamente percebi que estar no modo “sempre ligado” tinha um custo oculto – meu próprio foco – com pings constantes prejudicando seriamente minha capacidade de realizar um trabalho profundo e independente. Portanto, meu último hábito, mas igualmente importante, é agendar um tempo longe do barulho.

Não se trata de ignorar minha equipe – trata-se de respeitar meu próprio tempo para pensar. Ao agendar períodos de foco, garanto que, ao retornar ao espaço de trabalho colaborativo, terei pensamentos claros, tarefas concluídas e contribuições significativas a oferecer.

No Teams, clico na minha foto de perfil e mudo meu status para “Não perturbe”. Isso silencia a maioria das notificações, permitindo que eu interrompa sem ser incomodado.

No Outlook, crio um evento de calendário recorrente intitulado “Me Time”. Também silencio as notificações clicando na engrenagem “Configurações” no canto superior direito, alternando “Notificações no Outlook” na área de Notificação da guia Geral para “Desativado” e clicando em “Salvar”.

Se você estiver usando o Outlook vinculado a uma conta comercial, acesse o calendário, clique em “Novo Evento” e selecione “Tempo de Foco”.

Embora a colaboração seja boa, às vezes você pode querer corrigir completamente o conteúdo e o layout de um arquivo antes de compartilhá-lo com um público mais amplo. Embora você possa bloquear a edição, outra opção é compartilhar seu documento do Microsoft Word como PDF, garantindo assim sua consistência e integridade.