Como limpei anos de anotações do Google Keep rapidamente

A enorme quantidade de notas que você coletou pode parecer uma enorme montanha que você simplesmente não consegue escalar. Você pode estar olhando para centenas, talvez até milhares, daqueles pequenos post-its digitais. Cada um pode conter alguma informação vital ou talvez seja apenas uma desordem digital. Não é divertido pensar em organizar perfeitamente o que sobrou, mas existe outra solução.

Embora eu recomende encontrar um processo mais rápido para classificar todas as suas anotações, você pode liberar espaço sem perder suas preciosas anotações. É um pouco complicado, mas é muito melhor do que ter que lidar com longos tempos de carregamento apenas para entrar no aplicativo.

Você deve usar um computador se quiser manter a sanidade

Quando finalmente consegui lidar com a montanha de listas, ideias e pensamentos incompletos que escondia em meu Google Keep, percebi algo importante que você precisa saber. Se você quiser manter sua sanidade, é absolutamente necessário usar um computador para esta tarefa. Embora eu seja um dos muitos que consideram este seu aplicativo de anotações favorito, tentar fazer essa grande limpeza em um telefone celular é restritivo e muito mais lento de gerenciar. Isso pode ser uma verdadeira dor de cabeça se você não usar um PC.

O Google Keep foi projetado para ser uma maneira rápida de capturar coisas em dispositivos móveis, permitindo que você anote rapidamente essas ideias espontâneas. Embora o aplicativo móvel funcione perfeitamente para capturar pensamentos instantâneos ou montar uma lista de compras rápida, tentar gerenciar anos de desordem digital requer recursos e visibilidade que apenas um desktop ou laptop pode realmente oferecer. Acredite, eu era um grande usuário do Keep, acumulando anotações por anos, e no momento em que o grande volume de minhas anotações tornou o aplicativo lento e basicamente inutilizável no meu telefone, eu sabia que precisava mudar para a interface da web.

Saltar para a interface da web do Google Keep é onde você começa a ver a eficiência real, oferecendo melhor visibilidade em uma tela grande, o que é uma grande vitória quando você está tentando classificar centenas, ou mesmo milhares, de notas confusas. Ter uma tela maior facilita a visualização clara de toda a interface do aplicativo, incluindo a estrutura completa da etiqueta e todas as opções disponíveis, o que torna instantaneamente o processo de tomada de decisão da organização muito melhor.

O ambiente de área de trabalho oferece acesso às ferramentas necessárias para gerenciar notas. A maior delas é a capacidade de selecionar e editar coisas em massa, o que imediatamente torna totalmente gerenciável o trabalho impossível de limpar centenas de notas.

Quando estiver na interface da web, você pode usar atalhos úteis como Ctrl + A para capturar todas as notas visíveis na tela ou pode usar o método simples de clicar e arrastar para selecionar um bloco específico de notas fora dos cartões individuais. Depois de selecioná-los em massa, você pode mover tudo rapidamente para um rótulo específico, excluí-los, alterar sua cor ou arquivá-los todos ao mesmo tempo. Essa simples capacidade de processar grupos de notas em vez de clicar nelas uma por uma, o que você teria que fazer se estivesse usando um telefone, economiza muito tempo.

Como fazer backup e excluir tudo

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Quando finalmente enfrentei o caos total do meu Google Keep, resultado de anos anotando coisas rapidamente, fui preguiçoso e segui esse caminho. Esta é a maneira mais rápida de se livrar de todas as suas anotações, mas me arrependo até hoje porque o disco rígido em que coloquei falhou. A capacidade de mover tudo para outra unidade e excluir o restante é um recurso que merece mais atenção, pois me salvou de um aplicativo mais lento.

Você deve realizar um backup completo de tudo o que você escreveu ou armazenou no Keep. Isso ocorre porque o próprio Google Keep carece de controle de versão automático ou ferramentas de backup nativas confiáveis. A melhor maneira de exportar em massa todos esses dados é utilizando o serviço projetado especificamente para baixar seus dados do Google: Google Takeout. Como o Takeout seleciona todos os produtos do Google por padrão, clique primeiro em “Desmarcar tudo” e depois em “Manter”.

Em seguida, escolha o método de entrega desejado. Optei por enviar o link de download diretamente por e-mail, o que é fácil porque você pode selecionar “Criar exportação”, que coloca tudo em um arquivo .zip. Recomendo armazenar o arquivo em uma unidade de sua confiança ou apenas mantê-lo em seu computador.

Assim que a exportação foi confirmada e os dados salvos com segurança, começou a parte verdadeiramente satisfatória. Essa foi a exclusão em massa de absolutamente tudo. Ctrl + A (ou Cmd + A se você estiver em um Mac) diretamente na página principal do Notas para selecionar tudo e, em seguida, pressione o menu de três pontos e escolha “Excluir notas”. É sempre satisfatório excluir arquivos em massa porque às vezes você consegue vê-los desaparecer lentamente.

O método ‘classificar e peneirar’ é a melhor maneira

Crédito: Jorge Aguilar / How To Geek

Eu recomendo usar o método sort and sift porque é melhor manter seus dados organizados do que deixá-los para você mesmo cuidar deles no futuro. Se eu fizesse isso de novo, criaria um sistema de rotulagem. Como o Google Keep não oferece pastas tradicionais, um rótulo com código de cores e um modelo de organização de notas fixadas seriam a melhor opção.

Eu projetaria um sistema que atendesse às minhas necessidades específicas, em vez de apenas tentar usar uma estrutura geral complicada. Você deve agrupar suas notas em grandes rótulos como “Escrita”, “Projetos” e “Pessoal”, sabendo que uma nota pode facilmente pertencer a vários rótulos ao mesmo tempo. Para manter minhas categorias usadas com mais frequência facilmente visíveis.

Infelizmente, a partir daí, você precisa passar por cada nota. Esta é a essência do tipo e da peneira. Você decide o destino de cada informação naquele momento, quando olha para ela.

Não tenha medo de excluir suas anotações, livrar-se de coisas como esboços de artigos antigos, listas de compras que você fez usando os recursos do Keep, capturas de tela aleatórias ou aquelas notas de texto verdadeiramente bizarras que significavam algo há muito tempo, mas não hoje. Se você precisa acumular, tente arquivar. Isso elimina a desordem e ao mesmo tempo a mantém dentro de sua conta para que você possa lidar com ela em outro momento.

Depois que o aplicativo é limpo, a clareza renovada e o desempenho mais rápido do próprio Google Keep realmente provam o quão boa pode ser uma limpeza bem executada. Passar de uma sensação totalmente sobrecarregada para uma organização foi uma sensação ótima. Às vezes as coisas fogem de você, mas há soluções pelas quais você ficará feliz por ter passado. Independentemente do método escolhido, certifique-se de ser mais organizado no futuro para não precisar fazer isso novamente.

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