Muitas vezes ouço pessoas se referindo ao Microsoft Excel como um banco de dados – mas isso não poderia estar mais longe da verdade. Comparado aos verdadeiros sistemas de banco de dados, o Excel é inseguro, atinge os limites de tamanho muito rapidamente e convida a dados corrompidos. Aqui estão seis razões pelas quais parei de confiar minhas informações importantes ao Excel.
A validação de dados não é tão robusta quanto você pensa
Muitas vezes caí na ilusão de controle no Excel. Embora a ferramenta de validação de dados do programa permita definir o que pode entrar em uma determinada célula, é mais uma medida consultiva do que obrigatória. Um verdadeiro sistema de banco de dados usa um esquema estrito para definir exatamente que tipo e formato de informação pode ser inserido em qualquer coluna, garantindo a integridade dos dados.
O Excel não oferece tal restrição. Se alguém estiver determinado a inserir dados incorretos, poderá simplesmente colar valores em um intervalo validado ou abrir o arquivo em outro programa para ignorar completamente as regras que passei muito tempo configurando. Esta quebra de confiança nos dados significa que quaisquer cálculos ou relatórios futuros não são instantaneamente fiáveis, minando todo o propósito da recolha e armazenamento de dados.
Excel tem limites de tamanho
O limite absoluto de linhas do Excel é 1.048.576. Contudo, na realidade, o ponto de ruptura do programa é muito menor devido a restrições de memória. Isso contrasta com os mecanismos de banco de dados, que são projetados para escalabilidade.
Enquanto os bancos de dados armazenam dados de forma eficiente e carregam apenas os registros necessários ao processar uma consulta, o Excel deve carregar toda a pasta de trabalho na RAM do meu computador para funcionar. Mesmo que uma pasta de trabalho tenha apenas metade do seu tamanho máximo, o fato de que ela provavelmente contém fórmulas complexas, formatação condicional, links externos e outras propriedades que consomem muitos recursos rapidamente a torna lenta, faz com que ela congele ou, na pior das hipóteses, resulta em uma falha total.
Essa diferença fundamental na forma como os dois tipos de software são construídos significa que, embora um banco de dados possa ser dimensionado para lidar com milhões de registros sem problemas, o Excel atinge o limite de desempenho muito mais cedo do que eu esperava.
Dados contraditórios são um problema
Costumo compartilhar meu conjunto de dados com uma grande equipe de pessoas e, quando faço isso no Excel, o controle de simultaneidade (garantir que várias pessoas possam acessar o mesmo conjunto de dados sem corrompê-lo) torna-se um problema real.
Os verdadeiros sistemas de banco de dados possuem mecanismos sofisticados, como bloqueio temporário de registros, integrados para garantir que, se duas ou mais pessoas tentarem editar exatamente a mesma informação ao mesmo tempo, apenas a alteração de uma pessoa será processada de forma limpa. Embora as versões modernas do Excel suportem a coautoria, permitindo que muitas pessoas editem simultaneamente, ainda é uma solução primitiva e centrada em arquivos que carece de verdadeira integridade transacional e muitas vezes leva a “conflitos de salvamento”, exigindo que eu reconcilie manualmente duas versões separadas.
Excel força repetição de dados
Os sistemas de banco de dados são projetados para gerenciar dados de forma eficiente, dividindo-os em múltiplas tabelas para evitar redundância – também conhecidas como estruturas relacionais. Isso nos impede de inserir repetidamente as mesmas informações em todos os lugares e garante que todos os dados relacionados sejam vinculados corretamente.
Para obter um sistema semelhante no Excel, eu precisaria usar funções como XLOOKUP, que, embora conecte dados com êxito, não consegue impor um relacionamento. Em outras palavras, se eu excluir as informações de um cliente em um local, todos os outros registros vinculados serão quebrados instantaneamente e mostrarão um erro #N/A. Como esta estrutura é tão frágil, preciso recorrer à reinserção das mesmas informações em várias linhas, garantindo instantaneamente a redundância de dados.
Excel não é seguro
Minhas principais preocupações ao compartilhar bancos de dados são privacidade e segurança, e o Excel fica aquém dessas áreas. A segurança no software de planilhas da Microsoft opera apenas no nível do arquivo, o que é simplesmente inadequado para dados destinados ao compartilhamento. Mesmo quando eu protejo células individuais ou planilhas inteiras com uma senha, esta é uma medida fraca destinada principalmente a evitar alterações acidentais, e qualquer pessoa com habilidades técnicas moderadas pode contornar essas proteções. Além do mais, o recurso Rastrear alterações do Excel tem recursos limitados e é facilmente contornado, por isso nem sempre consigo manter um registro confiável dos ajustes feitos em minha planilha.
Por outro lado, os bancos de dados não dependem de senhas de arquivos facilmente quebradas. Eles usam autenticação de rede forte e controle de acesso baseado em função (RBAC), o que significa que posso criar regras que determinam não apenas quem pode acessar o banco de dados, mas também com quais campos eles podem interagir. Os bancos de dados também lidam com a criptografia de dados, protegendo as informações tanto em repouso quanto em trânsito. Além disso, os sistemas de banco de dados normalmente incluem registros de auditoria centralizados e baseados em servidor, para que eu possa rastrear com segurança quem alterou quais dados e quando.
Relatórios e consultas são demorados
O último ponto de falha do Excel quando comparado aos bancos de dados é a eficiência. Quando uma planilha é tratada como um banco de dados, a criação de relatórios complexos e significativos pode demorar muito e exigir conhecimentos significativos. Por exemplo, uma solicitação para “encontrar todas as vendas feitas na América do Norte por funcionários contratados após 2021 onde o valor do pedido excedeu US$ 1.000” requer uma combinação complexa de tabelas dinâmicas, filtros e funções de matriz, ou conhecimento de usuário avançado de Power Query e Power Pivot. Mesmo se eu usasse o Copilot para executar esta tarefa, ele estaria sujeito a erros e interpretações erradas.
É aqui que os bancos de dados realmente prevalecem. Eles usam uma linguagem de consulta como SQL (Structured Query Language), o que significa que, em vez de informar ao software como para encontrar os dados, posso simplesmente dizer o que Eu quero. Além disso, o SQL opera diretamente no servidor de dados, de modo que os relatórios são mais rápidos de criar, mais fáceis de manter e são inerentemente mais confiáveis do que as análises geradas por IA.
Não me interpretem mal: o Microsoft Excel é uma ótima ferramenta para tudo, desde cálculos diários até análises complexas de dados, mas simplesmente não é um banco de dados. Embora os recursos avançados possam atender a algumas necessidades de organização de dados e relatórios para projetos de pequeno e médio porte, suas limitações em segurança, escalabilidade, simultaneidade e integridade de dados o tornam inadequado para conjuntos de dados grandes ou críticos. Nesses cenários, você precisa de um banco de dados relacional verdadeiro, como o Microsoft SQL Server, para garantir a precisão e a confiabilidade dos dados.
